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共创活动发起人、主持人指南

安人团队常有各类 4-10 人的共创讨论会，本文档主要供会议发起人、主持人更好地场控，达到活动目标，留下更好的回忆。

要点概览：

• 筹备指南
  • 讨论会各角色行动建议
  • 筹备常见问题
• 现场节奏控制技巧
  • 会议最晚什么时候开始？
  • 如果与会者没有按时到场怎么办？
  • 如何从容场控每个环节时间？
  • 太多议题要讨论，时间不够怎么办？
  • 如果讨论扯得有点远，怎么办？
• 氛围引导技巧
  • 主持人会前状态不好怎么办？
  • 如何避免冷场？
  • 如果让参与者下次更乐意参加？
• 过往醉点
• CHANGELOG

筹备指南

讨论会各角色行动建议

详见 讨论会角色分工-项目推动指南追踪表 - Google 表格 。

筹备常见问题

• 会议发起人，核心职责是什么？

  准备议程啊。开会本质是用时间换结论，参加的人越多，开会的时间越长，你的成本越大责任越大。要用心准备。讨论会常规议程：

  - 明确议题
  - 讨论议题
  - 确认各人行动，明确到 WHO do WHAT by WHEN
  - 其它补充
  

• 如何约大伙儿的会议时段更高效？

  人数少于 3 人，直接在你们群里吼即可，但人一多，多方协调，还是用工具吧。

  推荐用 Doodle - The simple way to decide on dates, places & more. 这类工具给大伙儿选出自己方便的时间。在微信群中，还可使用 腾讯投票 等实时看到投票人员的小程序。

• 如果会议给个别人造成不好的体验，怎么办？

  **长期合作，信任很关键。**如果耽误某些人原计划安排，或言辞有不妥当等，最好事后单独道个歉。

现场节奏控制技巧

会议最晚什么时候开始？

工作了一天，晚上容易疲惫，讨论时间最晚 21:00 开始，即使多数人选择 21:30 。21:00 开始时可以先暖场或讨论一些不是那么核心的议题，否则持续太晚大家状态不好，也耽误大家休息。

如果与会者没有按时到场怎么办？

如果半数没到场，可招呼已到场的伙伴先看今晚议题和材料，继续完善自己对议题的思考；或问问大伙儿对今晚议程有无建议。

如果只有少数没到，可直接先开始，进入暖场环节。

当然，最好还是防患未然 —— 把大伙儿的到场时间说早 5-10 分钟。如果你们经常开会，还可以约定一些奖惩机制，比如迟到者发红包， 1 分钟 5 块钱。

如何从容场控每个环节时间？

计时员把闹钟设为计时结束后响铃，闹铃响 2 次后再关。当然，前提是，计时员开了麦克风，大伙儿、尤其发言人能听到你的闹钟……

太多议题要讨论，时间不够怎么办？

讨论伊始就花 5 分钟，和大伙儿确认一下这回会议最关键的 1-3 个议题。**确认关键议题前，不讨论具体议题。**主持人注意保证一个环节完成后，再进入下一个环节，被具体议题岔开后及时拉回。

眼看着会议超时，主持人可以在超时前 5 分钟注意提示大家有事可以先行离开，可以之后听录音和会议纪要。

如果讨论扯得有点远，怎么办？

如果有些议题大家讨论的范围较广，又不便口头打断，可以直接在文字讨论界面提醒，比如：

咱们这次讨论时间有限， XXX 问题相信大家都有不少想法，看是不是可以先按原定议程讨论完毕后，再专门讨论这个问题，或者在 Issue 上大家先发表自己的看法？

氛围引导技巧

主持人会前状态不好怎么办？

请和同伴商量，看能否换一位主持人，或者换一个你状态好的时间。主持人是整场讨论的舵手，掌控全体时间产出多少价值，状态不好，请勿上场。

如何避免冷场？

1. 正式开始前，用 5-10 分钟暖场，让参与者相互熟悉。推荐方案是大家回答同一个问题，由已经回答的随机点一下个回答者。问题可参看优质破冰问题清单：https://github.com/ishanshan/CollaborationGuide4Shaper/tree/master/CONTENT/InfoQ4Icebreaking.md 。

2. 讨论议题时冷场，主持人可以邀请一些可能可以回答的参与者发表看法，比如「 XX 我知道你对这个话题有想法，你觉得呢？」 ，而非干等大家响应。

如果让参与者下次更乐意参加？

给大伙儿营造独特记忆：

比如项目讨论会难免有晚到的参与者，主持人最好在会议结束时，邀请晚到的伙伴自我介绍一下，以便相互熟悉后续协同更畅快。

又如结束时，点名感谢那些特别帮忙的参与者，比如特别积极、特别活跃气氛、特别多好想法、主动帮忙会议纪要等。

过往醉点

• 大伙儿准备不充分，会议产出比很低。原因比如：

  • 发起人没在会前 24h 发出议程和会议资料
  • 参与者没按会议通告，在会前把思考回复到公共界面，导致现场待讨论的议题过多
  • 发起人没安排记录人员、计时员等角色，自己身兼主持人、记录员、计时员，手忙脚乱难以专心掌舵

  其实当次会议产出比低不是大问题，真正叫人细思恐极的，是会议后，大伙儿对这个项目、对彼此失去信心或印象分减少，降低了这个项目在心中的优先级，然后，你懂的…… So! 会议发起人，责任山大啊！成功易带来成功，失败易带来什么……你觉得呢？

• 会议发起人五天前在群里说了句「周六我们开会哦」，会前半小时匆忙发出议程，才艾特大家问今晚谁不方便请小窗我，结果发现都不方便。没开成会，又得花时间重新协调，且耽误进度。

• 记录员没实时共享屏幕，分享纪要，导致没能很好地让全员知道现在进行到了怎样的情况，尤其中途加进来的人。

CHANGELOG

• 180304 闪闪迁移到公开仓库
• 171202 闪闪重构组块和内容
• 171201 闪闪根据 writer005 队长会议反思
• 171119 闪闪增加暖场问题
• 170529 闪闪创建