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Version1.3 split

src/5PrinzipienPlakat-digitalcheck.md

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+Version 1.3 - 07.05.2024
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+**Der Digitalcheck**
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+# Fünf Prinzipien für digitaltaugliche Gesetzgebung
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+## 1 Digitale Kommunikation sicherstellen
+Für eine digitale Umsetzung müssen neue Regelungsvorhaben die digitale Kommunikation sicherstellen: beispielsweise zwischen Verwaltungen untereinander oder zwischen Verwaltung und Unternehmen, Bürgerinnen und Bürgern oder anderen gesellschaftlichen Akteurinnen und Akteuren.
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+- Dier Inhalt des Regelungsvorhabens ist technologieoffen.
+- Medienbrüche sind vermieden.
+- Analoge Schriftformerfordernisse und Nachweispflichten sind vermieden.
+- Barrierefreiheit und deren Anforderungen sind ermöglicht.
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+## 2 Wiederverwendung von Daten & Standards ermöglichen
+Ein wichtiger Faktor für die digitale Umsetzung eines neuen Regelungsvorhabens ist die Frage, welche Daten erforderlich sind und ggf. bereits (an anderer Stelle) vorliegen. Relevant sind zudem bestehende Standards, die eine Implementierung begünstigen und sicherstellen können. Beides hilft, Schnittstellen für unterschiedliche betroffene Behörden und digitale Prozesse herzustellen.
+
+- Rechtliche Voraussetzungen für Daten-Austauschverfahren sind im Regelungsvorhaben geschaffen. Bestehende Datenerfassungs- und Austauschverfahren, Register und weitere Quellen wurden berücksichtigt (vgl. Once-Only Gedanke).
+- Es besteht die Voraussetzung für die Verwendung bestehender relevanter Daten, Standards, Richtlinien und Komponenten. Barrierefreiheit und Anforderungen für Barrierefreiheit sind ermöglicht.
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+## 3 Datenschutz & Informationssicherheit gewährleisten
+Neue Regelungsvorhaben müssen die sichere und verhältnismäßige Verwendung von Daten gewährleisten sowie die erhobenen und zu verarbeitenden Daten schützen, um Betrug, Diebstahl oder falsche Verwendung zu verhindern.
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+- Der Erfüllungsaufwand berücksichtigt die für die Erfüllung der Vorgaben der Informationssicherheit notwendigen finanziellen und personellen Ressourcen.
+- Es wurden Datenschutz-Expertise und IT-Sicherheitsexpertise konsultiert oder berücksichtigt. 
+- (Gesetzliche) Anforderungen des Datenschutzes, insbesondere der Datensparsamkeit, und der Informationssicherheit sind berücksichtigt.
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+
+## 4 Klare Regelungen für eine digitale Ausführung finden
+Voraussetzung für einen erfolgreichen digitalen Vollzug sowie eine Automatisierung von Prozessen sind eindeutige und klare Regelungen. Komplizierte, schwer verständliche Regelungskonstrukte erschweren eine digitale Ausführung.
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+- Die Regelungen wurden mit am Vollzug beteiligten Verwaltungen, Unternehmen, Organisationen oder Bürgerinnen und Bürgern auf Verständlichkeit getestet.
+- Bei verfahrenstechnischen Anforderungen kann das Regelungsvorhaben in Aufgaben bzw. chronologische Schritte übersetzt werden.
+- Klare Entscheidungsstrukturen liegen vor durch eindeutige Kriterien sowie kohärente und logische Systematik. Ausnahmen sind klar gekennzeichnet.
+- Rechtsbegriffe sind harmonisiert. Alle Begriffe sind klar und eindeutig. Auslegungen verhindern eine einheitliche Umsetzung.
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+## 5 Automatisierung ermöglichen
+Digitalisierung ermöglicht eine beinahe kostenlose Skalierung von einmal erstellten Artefakten. Diesen Vorteil müssen neue Regelungsvorhaben berücksichtigen. Ein Regelungsvorhaben, das Ermessensspielraum lässt, kann nicht vollständig automatisiert werden: Soweit es dem Regelungsziel dient, sollte darauf verzichtet werden.
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+- IT-Expertise wurde bei der Erstellung einbezogen.
+- Das Regelungsvorhaben schafft rechtliche Voraussetzungen für automatisierte und/oder antragslose Verfahren.
+- Klare Entscheidungsstrukturen liegen vor; durch eindeutige Kriterien sowie kohärente und logische Systematik.
+- Rechtsbegriffe sind harmonisiert. Alle Begriffe sind klar und eindeutig. Auslegungen verhindern die vollständige Automatisierung von Umsetzungsprozessen.

src/hilfestellungen-digitalcheck.md

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+Version 1.3 – 07.05.2024
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+### Schritt 2 des Digitalcheck
+# Hilfestellungen, um ein digitaltaugliches Regelungsvorhaben zu erarbeiten
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+### ZUSAMMENGEFASST
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+Im zweiten Schritt geht es darum, dass Sie **Ihr Regelungsvorhaben so digitaltauglich wie möglich formulieren**. In diesem Schritt haben Sie den größten Einfluss auf die Digitaltauglichkeit. Nutzen Sie daher aktiv den Gestaltungsspielraum, den Sie am Anfang der Arbeit an einem Vorhaben haben.
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+- Visualisieren Sie die Umsetzung Ihrer Regelungsidee (möglichst vor der ersten Verschriftlichung).
+- Beziehen Sie andere Blickwinkel ein.
+- Orientieren Sie sich an den fünf Prinzipien für digitaltaugliche Gesetzgebung.
+- Arbeiten Sie mit der begleitenden Dokumentation. Fangen Sie damit früh an. Diese schicken Sie zur Prüfung der Digitaltauglichkeit an das NKR-Sekretariat. **Dieser Schritt ist verbindlich.**
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+### Visualisieren Sie die Umsetzung des Regelungsvorhabens
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+Eine Visualisierung der Umsetzung Ihres Regelungsvorhabens hilft Ihnen dabei, die Auswirkung der Umsetzung auf Betroffene* besser zu verstehen. Zusammenhänge werden sichtbar und Sie können Möglichkeiten der Digitalisierung in der Umsetzung identifizieren.
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+_* Von dem Regelungsvorhaben Betroffene sind jene, die selbst Zielgruppe des Vorhabens sind oder für die sich Rahmenbedingungen durch dieses Regelungsvorhaben ändern._
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+Visualisieren Sie vor der ersten Textarbeit, um Aspekte der Digitaltauglichkeit frühzeitig zu erkennen und bei der Verschriftlichung Ihres Regelungsvorhabens berücksichtigen zu können.
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+#### Vorteile von Visualisierungen
+- Visuelle Darstellungen komplexer Sachverhalte sind schneller und intuitiver erfassbar als Text.
+- Beim Visualisieren setzen Sie sich mit digitalen Möglichkeiten auseinander, dadurch entstehen neue Lösungen.
+- Visualisierungen helfen bei der Kommunikation Ihrer Regelungsidee (z. B. in Abstimmungen, Gesprächen mit Umsetzungsinstanzen).
+- Eine digitale Umsetzung schafft neue Möglichkeiten und erfordert dadurch andere Prozesse, die sich gut visuell abbilden lassen (z. B. Zusammenfassung von Schritten durch Automatisierung, Datenabgleich/-austausch, Entscheidungslogiken).
+- Eine Visualisierung hilft Ihnen, Logikbrüche, Medienbrüche, Inkonsistenzen, offene Verfahrensenden, Schleifen, uneinheitliche Rechtsbegriffe zu erkennen. Sie kann Ihnen außerdem dabei helfen, vermeidbare Schriftformerfordernisse oder analoge Nachweise zu erkennen und zu vermeiden.
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+#### Welche Art der Visualisierung geeignet ist
+Es gibt unterschiedliche Arten der Visualisierung (oft auch Notationen genannt). Je nach Zielsetzung eignen sich unterschiedliche Visualisierungen: etwa Nutzerreisen, Entscheidungsbäume oder Datenflüsse. Für die Darstellung von Prozessen gibt es standardisierte Methoden, wie z. B. BPMN (Business Process Modeling Notation) oder den Standard des Föderalen Informationsmanagement (FIM). Wenn Sie bisher nicht mit Visualisierungen gearbeitet haben, empfehlen wir Ihnen ein Flussdiagramm.
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+#### Visualisierungen des Bestandsrechts
+Gegebenenfalls liegen bereits Visualisierungen des Bestandrechts für Ihr Regelungsvorhaben vor, z.B. FIM-Prozessmodelle. Unter Anderem bei der Bundesredaktion können Sie nach bestehenden Visualisierungen für Ihr Regelungsvorhaben fragen: [[email protected]](mailto:[email protected])
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+#### So erstellen Sie ein Flussdiagramm
+Notieren Sie, wer an der Umsetzung beteiligt ist, und welche Aufgaben und Zuständigkeiten entstehen. Fragen Sie sich:
+- Wer oder was ist beteiligt? (z. B. Bürger oder Bürgerin, eine Behörde, ein IT-System, IT-Fachverfahren, oder IT-Anwendung)
+- Was passiert? (z. B. prüft Angaben, sendet Daten)
+- Wann passiert etwas? (z. B. zeitliche oder prozessuale Abhängigkeit)
+- Wo passiert etwas? (z. B. Medium, Format, Ort, Datenbank)
+- Warum passiert etwas? (Hinweis auf den Paragrafen)
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+Der Start mag Ihnen leichter fallen, wenn Sie als Basis eine zeitliche Abfolge wählen. Wenn Sie mit Stift und Papier beginnen, finden Sie nachfolgend hier einige Elemente, die Sie nutzen können:
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+![Grafische Darstellung der oben beschriebenen Visualisierungs-Elemente](./img/Visualisierung-Elemente.png "Visualisierungs-Elemente eines Flussdiagramms")
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+Mehr zur Visualisierung mit Flussdiagrammen finden Sie hier: [ondea.de/DE/ZfL/ZfL_node.html](https://www.ondea.de/DE/ZfL/ZfL_node.html), Modul 10 im Video “Visualisierung“.
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+#### Wenn die erste Skizze steht: Nutzen Sie die fünf Prinzipien für digitaltaugliche Gesetzgebung
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+Markieren Sie in Ihrer Visualisierung, in welchen Schritten die fünf Prinzipien (s. Seite 6 in diesem Dokument) für digitaltaugliche Gesetzgebung relevant sein könnten. Gehen Sie dabei Prinzip für Prinzip durch. Lassen Sie die gewonnenen Erkenntnisse in die digitaltaugliche Gestaltung des Regelungsvorhabens einfließen.
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+#### Arbeiten Sie von grob zu fein
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+Beginnen Sie mit reduzierten Informationen und ergänzen Sie nach und nach Details in Ihrer Visualisierung. Fangen Sie wortwörtlich mit Stift auf Papier an. Im Mittelpunkt steht der Nutzen der Visualisierung, nicht das verwendete Programm oder die perfekte Anwendung einer Notationsform.
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+#### Hier bekommen Sie Hilfe
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+In Ihrem Referat, in Ihrem Ministerium oder in nachgelagerten Behörden kann es Kolleginnen und Kollegen geben, die bereits mit Visualisierungen arbeiten oder an einem der Digitalcheck Workshops teilgenommen haben. Bitten Sie sie um Unterstützung oder wenden Sie sich an das Digitalcheck Team (0151 4076 7839, [[email protected]](mailto:[email protected])).
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+#### Die Darstellungen helfen auch denen, die Ihr Regelungsvorhaben umsetzen
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+Personen, die Ihre Regelungen digital umsetzen (z. B. Programmiererinnen und Programmierer), denken in Prozessen, Strukturen, Systemen und Zusammenhängen. Eine Visualisierung des Umsetzungsprozesses hilft Ihnen beim Verstehen und Übersetzen Ihrer Regelungsvorhaben und verbessert die Umsetzung.
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+Hängen Sie Ihre Visualisierung – schon einfache Scans oder Fotos von Skizzen – Ihrem Regelungsentwurfs an und erleichtern Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen z.B. in der Ressortabstimmung oder dem NKR das Verständnis ihres Vorhabens.
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+#### Tipp: Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis
+Visualisieren Sie gemeinsam. Arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Referat und anderen Abteilungen zusammen, um Auswirkungen auf angrenzende Rechtsbereiche zu verstehen. Wichtiges Praxiswissen kann von Expertinnen und Experten, Mitarbeitern in den zuständigen Behörden sowie von den betroffenen Bürgerinnen und Bürgern als auch von Unternehmen eingeholt werden. Die Zusammenarbeit schafft ein gemeinsames Verständnis des Regelungsvorhabens und der Umsetzungsmöglichkeiten. Die Diskussion ist häufig ebenso wertvoll wie die entstandene Visualisierung selbst.
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+### Beziehen Sie andere Blickwinkel ein 
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+#### Sprechen Sie mit denen, die Ihr Regelungsvorhaben umsetzen 
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+Überlegen Sie, wer für die Umsetzung Ihres Regelungsvorhabens zuständig ist. Verstehen Sie so früh wie möglich die Anforderungen derer, die das Regelungsvorhaben in digitale Anwendungen umsetzen und mit diesen arbeiten werden. Dieses Praxiswissen ermöglicht eine reibungslose Umsetzung.
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+- Definieren Sie, wer Ihr Regelungsvorhaben umsetzt. Für einen strukturierten Überblick
+eignen sich bspw. Stakeholder-Karten.
+- Analysieren Sie die Anforderungen derjenigen, die an der Umsetzung Ihres Regelungsvorhabens beteiligt sind. Welche Prozesse oder IT-Systeme gibt es bereits? Müssen diese angepasst werden und wie viel Zeit oder Kapazität steht dafür zur Verfügung? Über welches Wissen und Erfahrung verfügen die Mitarbeitenden? Gibt es bestehende (Open Source-) Software (z.B. IT-Fachverfahren)?
+- Überlegen Sie, ob und wie Ihr Regelungsvorhaben digital umgesetzt wird. Welche Daten können nachgenutzt werden? Muss dafür eine Rechtsgrundlage geschaffen werden? Welche Daten oder Prozesse müssen neu geschaffen werden und wer ist dafür zuständig? Wie lange wird die Umsetzung etwa dauern, und welche zeitlichen Abhängigkeiten ergeben sich daraus? Welche Chancen und Hürden sehen Sie für die Beteiligten und deren Rahmenbedingungen?
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+#### Sprechen Sie mit denen, die von der Umsetzung betroffen sind
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+Um frühzeitig die Bedürfnisse derer zu erfahren, für die ihr Regelungsvorhaben geschrieben wird, empfehlen wir, persönliche Gespräche mit Betroffenen zu führen. So stellen Sie sicher, dass das Wirkungsziel tatsächlich erreicht wird. In fünf bis sechs informellen Gesprächen können Sie bereits wertvolle Erkenntnisse sammeln. Von der Umsetzung Betroffene sind jene, die selbst Zielgruppe des Regelungsaspekts sind, oder für die sich Rahmenbedingungen durch das Regelungsvorhaben ändern.
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+Beispiele hierfür:
+- Bürgerinnen und Bürger, die eine Leistung beantragen oder Unterlagen einreichen.
+- Behörden, die eine (digitale) Leistung selbst anwenden.
+- Unternehmen, die Informationen bereitstellen oder Dokumentationen anfertigen.
+- Weitere Organisationen, die Daten bereitstellen.
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+#### Ziehen Sie Expertinnen und Experten hinzu
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+Zusätzliche Expertise in den Bereichen Digitalisierung, Datenschutz, Barrierefreiheit und Gestaltung von Dienstleistungen kann Ihnen dabei helfen, konkrete Fragen zu beantworten und die digitale Umsetzung besser zu verstehen. Das gibt Ihnen wichtige Impulse zu Aspekten, die Sie bei der Erarbeitung Ihres Regelungsvorhabens bedenken sollten. Expertise finden Sie unter anderem direkt in Ihrem Haus: In jedem Ministerium arbeiten Expertinnen und Experten beispielsweise zu Datenschutz und Barrierefreiheit. In diesen Themen hilft Ihnen auch der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI). Kolleginnen und Kollegen, die schon einmal ein ähnliches Vorhaben bearbeitet haben, können Ihnen ggf. ebenso weiterhelfen. Auch auf das Fachwissen in nachgelagerten Behörden können Sie zurückgreifen oder externe Expertise aus Wissenschaft, Wirtschaft und Zivilgesellschaft einbinden.
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+Sie können auch die Digital- & Umsetzungsexpertise des Digitalcheck Teams für eine vertrauliche Beratung und Unterstützung in Anspruch nehmen. Je früher in Ihrem Vorhaben Sie auf das Beratungsangebot zukommen, desto besser kann das Team Sie unterstützen. (0151 4076 7839, [[email protected]](mailto:[email protected]))
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+#### Tipp: Arbeiten Sie im Team
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+Gemeinsam mit anderen gelingt es Ihnen besser, alle relevanten Aspekte und Blickwinkel für digitaltaugliche Regelungen zu identifizieren. Tauschen Sie sich darum beispielsweise für die Vorprüfung mit Personen aus Ihrem Referat aus oder erstellen Sie Visualisierungen in der Gruppe.
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+### Orientieren Sie sich an den fünf Prinzipien für digitaltaugliche Gesetzgebung
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+Nutzen Sie die fünf Prinzipien für digitaltaugliche Gesetzgebung bei der Arbeit am Regelungsvorhaben:
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+1. Digitale Kommunikation sicherstellen
+2. Wiederverwendung von Daten & Standards ermöglichen
+3. Datenschutz & Informationssicherheit gewährleisten
+4. Klare Regelungen für eine digitale Ausführung finden
+5. Automatisierung ermöglichen
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+Sie finden die Prinzipien in detaillierter Ausführung und mit Beispielen versehen in der begleitenden Dokumentation und als A4-Poster auf [digitalcheck.bund.de](https://digitalcheck.bund.de).
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+Funktionsweise und Hintergrund der Prinzipien werden in diesem Blogbeitrag erklärt: [digitalservice.bund.de/blog/digitalcheck-fuenf-prinzipien-fuer-digitaltaugliche-gesetze](https://digitalservice.bund.de/blog/digitalcheck-fuenf-prinzipien-fuer-digitaltaugliche-gesetze)
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+### Arbeiten Sie mit der begleitenden Dokumentation des Digitalcheck
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+Die begleitende Dokumentation greift die anderen Methoden zur Erarbeitung digitaltauglicher Regelungen auf: die Visualisierung des Vollzugs, das Einbeziehen anderer Blickwinkel und die fünf Prinzipien der Digitaltauglichkeit. Die besten Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie sich bereits in der Recherche mit der begleitenden Dokumentation auseinandersetzen. Neue Erkenntnisse tragen Sie fortlaufend ein, damit Ihre Kolleginnen und Kollegen und der NKR Ihre Entscheidungen zur Digitaltauglichkeit nachvollziehen können.
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+Die begleitende Dokumentation unterstützt Sie dabei, **alle Aspekte der Digitaltauglichkeit zu berücksichtigen.** Sie finden sie hier: [digitalcheck.bund.de](https://digitalcheck.bund.de).
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+# Der Digitalcheck:
+## Digitaltaugliche Regelungsvorhaben erarbeiten
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+### Was sind digitaltaugliche Regelungsvorhaben?
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+Digitaltaugliche Regelungsvorhaben ermöglichen die **einfache und wirkungsorientierte Umsetzung** von Regelungsgegenständen, indem sie digitale Möglichkeiten zum Nutzen aller Beteiligten ausschöpfen. Beteiligte sind in diesem Zusammenhang Bürgerinnen und Bürger, Einwohnende, die Verwaltung, Unternehmen und weitere Organisationen wie zum Beispiel Vereine.
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+Digitaltaugliche Regelungsvorhaben sind somit ein grundlegendes Element für eine erfolgreiche Digitalisierung in allen Lebensbereichen. Der Nationale Normenkontrollrat (NKR) prüft gemäß seines Auftrags, ob die Digitaltauglichkeit Ihres Regelungsentwurfes nachvollziehbar geprüft ist und veröffentlicht das Ergebnis im Rahmen seiner Stellungnahme. 
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+Der Digitalcheck gilt für alle Regelungsvorhaben (Gesetze, Verordnungen und Verwaltungsvorschriften), sowohl für neue Vorhaben als auch für Änderungen an bestehenden Regelungen.
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+### Der Digitalcheck wird stetig verbessert
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+Der Digitalcheck wird iterativ erarbeitet und kontinuierlich verbessert – auch auf Grundlage Ihrer Rückmeldungen. Wenn Sie also Verbesserungsvorschläge oder Ideen haben, melden Sie sich gern per E-Mail beim Digitalcheck Team: [[email protected]](mailto:[email protected])
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+**Bitte benutzen Sie die aktuelle Version.** Diese finden Sie hier: [digitalcheck.bund.de](https://digitalcheck.bund.de)
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+### DIE SCHRITTE DES DIGITALCHECK
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+1. Mit der Vorprüfung (in diesem Dokument) schätzen Sie den Digitalbezug Ihres Regelungsvorhabens ein.
+
+2. **Mit den Hilfestellungen (in diesem Dokument) erarbeiten Sie ein digitaltaugliches Regelungsvorhaben.**
+Die begleitende Dokumentation schicken Sie an das Sekretariat des Normenkontrollrats.
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+Benötigen Sie Hilfe? Sie erreichen uns unter [[email protected]](mailto:[email protected]) oder 0151 4076 7839. Wir helfen Ihnen weiter.
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+Version 1.3 - 07.05.2024 | Bitte benutzen Sie die aktuelle Version der Dokumente. Diese finden Sie hier: [digitalcheck.bund.de](https://digitalcheck.bund.de)