Det er verdt å merke seg at for eksempel Nasjonalbiblioteket, når det gjelder film, ber om kopi av både master og bruksutgave, se https://www.nb.no/pliktavlevering/film/ . Dette er i praksis det samme som jeg foreslår her, og med de samme fordelen som bevaring av masterutgaven av en film vil gi for filmbevaring.

Her er det riksarkivarens forskrift § 5-17 som begrenser hvilke dokumentformater som er godkjente ved avlevering eller deponering. Bestemmelsen i dag fungerer sånn at andre formater enn de som står i den bestemmelsen må godkjennes eksplisitt, gjennom enkeltvedtak. En generell adgang til å la originalfil bli med i Noark-uttrekk vil antakelig kreve forskriftsendring.

Dette gjelder dessuten ikke kun dokumenter i Noark-arkiv, men er aktuelt for alle typer uttrekk med dokumenter, så dette kan ikke løses i standarden alene. Det er mulig teksten i større grad kan åpne opp for det, dvs. at det presiseres at en bevaringsvurdering kan tilsi at originalfil har bevaringsverdi, og dermed åpne for at de kan tas med i uttrekk. Vi har vel allerede åpnet for å motta Excel, mener jeg å huske, siden en konvertering av Excel til de mest brukte arkivformatene vil ødelegge mye av informasjonsinnholdet, funksjonaliteten og dermed bruksverdien av fila.

Vi kan også ha i bakhodet forslaget til § 19 i NOU 2019:9, om plikten til vedlikehold, hvor det blant annet står:

Virksomheter skal vedlikeholde dokumentasjon og hindre utilsiktet informasjonstap ved konvertering til nye formater eller ved annen behandling. Som informasjonstap regnes også redusert mulighet for sammenstilling eller søking i dokumentasjonen eller etterprøving av dokumentasjonens ekthet.

Enig i at det kan være aktuelt å åpne for muligheten i større grad enn det er i dag, men det er først og fremst gjennom forskriften dette må gjøres.

Det er ikke noe i forskriften som forbyr det, men det gjør vel ikke standarden heller. Som du sier er det snakk om tekstlige endringer, og ikke krav. Men unntak fra de forhåndsgodkjente formatene må godkjennes i hvert enkelt tilfelle.

Jeg har sett på de konkrete forslagene, og tror nok de går litt for langt. Det er ikke innenfor den operative forvaltningen av standarden å endre dette så mye. Hovedregelen vil fortsatt være at produksjonsformat ikke skal være med i uttrekket, noe annet vil være en policyendring som må forankres på et helt annet nivå.

Jeg tenker det kan være tilstrekkelig å endre den aktuelle teksten i 6.4.9 slik:
"I Noark 5-løsningen kan de samme dokumentene også eksistere i produksjonsformat, men disse skal i utgangspunktet ikke være med i uttrekket. I noen tilfeller kan det allikevel være aktuelt å ta med det opprinnelige dokumentet, for eksempel dersom det kan tenkes at det i fremtiden kan oppstå behov for å gjenskape konverteringen og bekrefte at den er korrekt."

Teksten før tabell 2.16 kan endres til:
"Alle dokumenter som skal avleveres, må være konvertert til format godkjent av Riksarkivaren. Det opprinnelige produksjonsformatet kan da slettes. Det kan være behov for å ta vare på produksjonsformatet for en kortere eller lengre periode etter konvertering, blant annet for lettere å kunne gjenbruke informasjonen, eller for muligheten til å etterprøve at konverteringen ble gjort korrekt og uten informasjonstap. I enkelte tilfeller kan det også være aktuelt å ta det opprinnelige produksjonsformatet med i et arkivuttrekk."

Kommuner står selvsagt fritt til selv å ta vare på originalfiler så lenge de ønsker, så teksten må ikke kunne misforstås dit hen at det er en plikt til å slette produksjonsformat heller.

Jeg har fått høre et rykte som sier at dette forslaget har møtt protester i kretser som har lest det som et krav om at originaldokumenter må tas vare på, hvilket vil øke lagringsfotavtrykket i store arkiver betydelig. Kan noen bekrefte at slike protester har vært ytret mot arkivverket eller andre? Merk, dette forslaget innebærer ikke et krav om at originaldokumenter må tas vare på, kun at det vil være enklere å ta vare på dem og aksept for å avlevere dem der en ønsker det.

Jeg har fått høre et rykte som sier at dette forslaget har møtt protester i kretser som har lest det som et krav om at originaldokumenter må tas vare på, hvilket vil øke lagringsfotavtrykket i store arkiver betydelig. Kan noen bekrefte at slike protester har vært ytret mot arkivverket eller andre? Merk, dette forslaget innebærer ikke et krav om at originaldokumenter må tas vare på, kun at det vil være enklere å ta vare på dem og aksept for å avlevere dem der en ønsker det.

Min erfaring er at de fleste tar vare på originalene og ønsker å kunne avlevere dem. Å åpne for dette er derfor et stort pluss. Originalene trengs hos produsent bl.a. for å kunne gjøre klipp og lim. Og noen ganger erfarer man at produksjonen av arkivformat har feilet og må gjentas. De færreste har manuell sjekk av konverteringene. Feil kan også skyldes kildedata. Bl.a. mangler tegnsettinfo i html produsert av Outlook. Det kan være kompliserte billedformater med flere gjennomsiktige lag (pdf/a-1 kunne da resultere i svarte bilder). Excel m.fl. gir ofte et ubrukelig arkivformat. ++. Nyere konverteringsprosesser kan gi muligheter gamle ikke hadde. Så det er mange grunner til at man bør ta vare på originalformatet.